Inkoopverklaring auto opstellen: wat moet erop in 2026?

Koop je als handelaar een auto in van een particulier, dan is de inkoopverklaring je belangrijkste document. Het is tegelijk je bewijs van eigendomsoverdracht, de basis voor je btw-administratie en je bescherming als er later iets misgaat met het voertuig of de verkoper. Toch zien we in de praktijk dat inkoopverklaringen vaak onvolledig zijn. In dit artikel lees je precies wat erop hoort — en welke fouten je moet vermijden.

Wat is een inkoopverklaring precies?

Een inkoopverklaring legt vast dát en onder welke voorwaarden je een voertuig hebt ingekocht. Anders dan een kentekenwijziging bij de RDW (de tenaamstelling of vrijwaring) is de inkoopverklaring een civielrechtelijk en administratief document tussen jou en de verkoper. Ze horen bij elkaar: de vrijwaring regelt de aansprakelijkheid richting de overheid, de inkoopverklaring regelt de afspraken tussen koper en verkoper én je administratie.

Welke gegevens moeten erop?

Een sluitende inkoopverklaring bevat minimaal de volgende onderdelen.

1. Voertuiggegevens

• Kenteken en meldcode/chassisnummer (VIN);
• Merk, handelsbenaming, voertuigsoort en bouwjaar;
• Tellerstand op het moment van inkoop, inclusief je oordeel of die logisch/akkoord is (NAP);
• APK-vervaldatum, brandstof en — steeds belangrijker — de CO₂-uitstoot.

Veel van deze velden zijn objectief op te halen uit de open data van de RDW op basis van het kenteken. Dat scheelt tikwerk én fouten. InkoopPro vult ze automatisch in zodra je het kenteken scant of intoetst.

2. Gegevens van de verkoper

• Volledige naam en adres;
• Geboortedatum;
• Soort en nummer van het legitimatiebewijs (paspoort, ID-kaart of rijbewijs).

Het controleren en vastleggen van de identiteit is niet alleen netjes, maar bij contante betaling ook wettelijk verplicht (zie hieronder). Let op de privacy: leg niet méér vast dan nodig en bewaar het veilig. Sla bijvoorbeeld geen BSN op — dat mag je als handelaar niet zonder grondslag verwerken.

3. Prijs en betaalwijze

• De overeengekomen inkoopprijs;
• De betaalwijze: bank, pin of contant;
• De btw-behandeling: koop je in onder de margeregeling of met btw?

Die laatste keuze is cruciaal en wordt vaak vergeten.

Marge of btw: leg het bij inkoop al vast

Of je een auto onder de margeregeling of als btw-auto inkoopt, bepaalt hoeveel btw je later bij verkoop moet afdragen:

• Marge-auto (ingekocht van een particulier of andere margehandelaar, zónder btw): je draagt btw alleen af over je winstmarge.
• Btw-auto (met btw ingekocht, bijvoorbeeld van een bedrijf): je draagt btw af over de volledige verkoopprijs.

Een marge-auto later toch met btw verkopen mag — andersom niet. Een btw-auto onder de margeregeling verkopen kost je bij een controle geld. Leg de regeling daarom bij de inkoop al goed vast.

4. Handtekeningen

Zonder handtekening van beide partijen is de verklaring juridisch zwak. Zorg voor een handtekening van de verkoper én van jou als inkoper. Digitaal ondertekenen is rechtsgeldig; het scheelt papier en je kunt het document niet meer per ongeluk kwijtraken. Met InkoopPro laat je de verkoper op zijn eigen telefoon tekenen via een QR-code — handig als hij tegenover je staat, of op afstand.

De 4 meestgemaakte fouten

1. Tellerstand niet vastleggen. Bij een latere discussie over tellerfraude sta je zonder vastgelegde stand met lege handen.
2. Identiteit niet controleren. Neem het legitimatiebewijs echt in de hand en vergelijk de gegevens.
3. Marge/btw niet noteren. Zie hierboven — dit corrigeer je achteraf niet makkelijk.
4. Documenten los bewaren. Een stapel papieren verklaringen is niet doorzoekbaar en niet AVG-proof. Een centraal, versleuteld archief wel.

Sneller én completer met InkoopPro

InkoopPro maakt van dit hele proces een invulformulier van twee minuten: scan het kentekenbewijs, de RDW vult de voertuiggegevens in, je legt de verkoper en prijs vast, kiest marge of btw, en laat digitaal ondertekenen. De verklaring wordt als onveranderbare pdf opgeslagen in een AVG-proof archief, met de persoonsgegevens versleuteld. Je genereert er direct een koopovereenkomst, vrijwaringsbewijs en garantiebewijs bij.

Probeer InkoopPro gratis en maak je eerste inkoopverklaring. Wil je meer weten over de regels bij contant betalen? Lees dan ook ons artikel over de Wwft in de autohandel.

Dit artikel is bedoeld als algemene voorlichting en niet als juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg voor jouw specifieke situatie je accountant of branchevereniging.