Inkoopadministratie en bewaarplicht: wat verwacht de Belastingdienst?
Een controle van de Belastingdienst of RDW komt zelden aangekondigd. Met een complete, terugvindbare inkoopadministratie heb je niets te vrezen. Dit hoort erin.
Een controle van de Belastingdienst of de RDW komt zelden vooraf aangekondigd. Wie zijn inkoopadministratie op orde heeft, hoeft dan niets te vrezen; wie losse briefjes en verspreide mappen bijhoudt wél. Dit hoort in je administratie en zó lang moet je het bewaren.
Wat moet je administratie bevatten?
Per ingekochte auto wil je een compleet, terugvindbaar dossier. Denk aan:
- de inkoopverklaring met de gegevens van de verkoper;
- de voertuiggegevens: kenteken, chassisnummer, tellerstand;
- de inkoopprijs en het betaalbewijs (bankafschrift of kwitantie);
- de btw-status: marge- of btw-auto, met de onderbouwing;
- bij verkoop: de verkoopfactuur of koopovereenkomst.
De rode draad is herleidbaarheid: van elke euro en elke auto moet je kunnen laten zien waar hij vandaan komt en waar hij heen ging.
Hoe lang bewaren?
Voor de fiscale administratie geldt in Nederland een bewaarplicht van zeven jaar. Val je onder de Wwft, dan gelden voor het cliëntenonderzoek eigen bewaartermijnen. Persoonsgegevens bewaar je niet langer dan nodig — dat botst soms met de fiscale plicht, dus scheid wat je fiscaal moet bewaren van wat je alleen om privacyredenen vasthoudt. Lees meer in ons artikel over de AVG bij auto-inkoop.
Digitaal mag — en is handiger
Je administratie mag volledig digitaal zijn, mits ze compleet, authentiek en toegankelijk blijft gedurende de bewaartermijn. Een doorzoekbaar digitaal archief is bij een controle veel sneller dan ordners doorspitten, en je raakt niets kwijt.
Zo sta je sterk bij een controle
- Leg elke inkoop direct vast, niet achteraf uit je hoofd.
- Koppel documenten aan het voertuig, niet aan losse mappen.
- Zorg dat je alles op kenteken of periode kunt terugvinden.
- Maak back-ups zodat je niets verliest.
Eén plek voor je hele dossier
InkoopPro bewaart per auto de verklaring, de documenten en de btw-status bij elkaar, doorzoekbaar op kenteken en periode. Voor de boekhouding zijn er exports (inkoopboek, verkoop/btw), zodat een controle of je boekhouder zo is bediend.
Probeer InkoopPro gratis en houd je administratie controlevast.
Dit artikel is algemene voorlichting. Voor de exacte bewaartermijnen en administratieplichten raadpleeg je de Belastingdienst of je boekhouder.